7 điều nên làm để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng

Tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí là cách để mang về lợi nhuận cho nhà hàng. Nếu như việc tăng doanh thu còn phụ thuộc vào các yếu tố ngoại cảnh khác như thị hiếu khách hàng, biến động thị trường, cạnh tranh từ đối thủ,… thì việc tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng là việc bạn có thể chủ động được.

Vậy các nhà hàng nên làm gì để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo vận hành tốt và mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất?

1. Cắt giảm chi phí điện nước

Một khoản không nhỏ trong chi phí duy trì hàng tháng của nhà hàng chính là chi phí điện nước. Trên thực tế, điện nước là những yếu tố rất dễ bị lãng phí khiến cho chi phí kinh doanh nhà hàng tăng cao. Do đó để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng thì điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến là tiết kiệm chi phí điện nước.

Bạn nên ưu tiên sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện để giảm chi phí. Bên cạnh đó bạn có thể xem xét lại cách bố trí hệ thống điện cũng như số lượng, cách sử dụng các thiết bị điện đã hợp lý hay chưa để có phương án thay đổi phù hợp. Tận dụng ánh sáng tự nhiên để giảm bớt số lượng bóng đèn vào ban ngày là một cách hay để vừa tiết kiệm điện vừa tạo không gian tự nhiên, thoải mái hơn cho khách hàng. Ngoài ra, bạn nên phổ biến với toàn bộ nhân viên nâng cao ý thức tiết kiệm điện, chú ý tắt các thiết bị điện hoặc không sử dụng khi không cần thiết.

tiết kiệm điện nước để giảm chi phí kinh doanh nhà hàng — Sử dụng đèn chiếu sáng hợp lý và tận dụng ánh sáng tự nhiên để tiết kiệm chi phí

Đối với nước, nếu cắt giảm được 1/3 lượng nước sử dụng mỗi tháng sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Bạn nên điều chỉnh các vòi nước chảy chậm hơn, có thể sử dụng các loại vòi nước có tính năng tự động ngắt khi không dùng đến, không nên để vòi nước chảy liên tục trong quá trình rửa, sơ chế thực phẩm hay vệ sinh bát đũa, dụng cụ ăn uống và nấu nướng,…

Không khó để tiết kiệm điện nước, chú ý từ những chi tiết nhỏ cũng sẽ giúp bạn cắt giảm được một khoản chi phí kha khá từng khiến bạn đau đầu mỗi tháng.

2. Điều chỉnh thực đơn để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng

Chi phí nguyên liệu thực phẩm (food cost) thường chiếm từ 20 – 35% doanh thu của nhà hàng. Khi tối ưu được phần chi phí này sẽ giúp bạn mang lại lợi nhuận cao hơn. Thực tiễn tại các nhà hàng, phần chi phí này thường bị tăng cao hơn dự tính bởi những thất thoát, lãng phí trong quá trình chế biến do thực hiện không đúng định lượng. Bạn nên cân đối lại tỷ lệ nguyên liệu, xây dựng định mức món và có cơ chế giám sát việc thực hiện chế biến theo đúng định mức đã đưa ra. Ngoài ra, bạn cũng có thể tính đến phương án thay đổi nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn nguyên liệu có mức giá tốt hơn. Tuy nhiên không nên đánh đổi chất lượng để tiết kiệm chi phí, việc sử dụng nguyên liệu thực phẩm không an toàn sẽ gây ra nhiều hậu quả đáng tiếc.

Ngoài việc điều chỉnh giá cost thì bạn cũng cần xem xét lại thực đơn để điều chỉnh cho tối ưu hơn. Cụ thể, bạn nên thống kê lại các món ăn trên menu xem món nào bán chạy, món nào được khách hàng yêu thích, món nào có khả năng mang lại lợi nhuận cao, món nào không được yêu thích, món nào có chi phí cao nhưng không khó bán,… Thay vì phải tốn chi phí nguyên liệu, nhân lực cho những món ăn không mang lại hiệu quả thì bạn nên loại bỏ chúng khỏi thực đơn để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng và tập trung vào những món bán chạy, mang lại doanh thu, lợi nhuận tốt. Để nắm được tình hình kinh doanh của từng món ăn, bạn có thể theo dõi báo cáo trên phần mềm quản lý nhà hàng. Phần mềm của iPOS.vn là một gợi ý tốt, các báo cáo về món/nhóm món bán chạy được thống kê đầy đủ giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi để đưa ra quyết định phù hợp.

điều chỉnh menu hợp lý để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng — Điều chỉnh menu hợp lý, sẵn sàng loại bỏ những món không mang lại hiệu quả

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết kế lại khẩu phần ăn sao cho phù hợp hơn. Thay vì tập trung vào số lượng thì bạn có thể điều chỉnh lại cho cân đối dinh dưỡng và lượng calo nạp vào, giúp khách hàng có thể ăn hết món và cảm thấy đủ no, hạn chế việc dư thừa thức ăn gây lãng phí, qua đó nhà hàng cũng có thể tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu.

3. Chuẩn hóa và tối ưu quy trình vận hành

Quy trình vận hành nhà hàng rườm rà, nhiều công đoạn dư thừa là nguyên nhân gây thất thoát doanh thu và tốn kém chi phí nhân sự.

Ví dụ đơn giản về quy trình order truyền thống: Nhân viên sẽ đến từng bàn để giới thiệu menu cho khách, ghi chép lại các món khách gọi rồi di chuyển đến khu vực bếp và thu ngân để đưa thông tin order. Quy trình này rất dễ xảy ra nhầm lẫn và đặc biệt là tốn kém thời gian di chuyển giữa các khu vực khi nhà hàng rộng, nhiều tầng,.. Lúc này bạn cũng cần nhiều nhân sự hơn để đáp ứng việc order kịp thời cho khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều hỗ trợ order trên máy tính bảng, thông tin order sẽ ngay lập tức chuyển đến các bộ phận liên quan và nhân viên không phải mất thời gian di chuyển, một nhân viên có thể hỗ trợ order cho nhiều khách hàng hơn.

tối ưu quy trình để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng — Chuẩn hóa quy trình vận hành để tiết kiệm chi phí nhân sự và quản lý

Ngoài ra một số nhà cung cấp cũng có thêm những giải pháp hiện đại khác giúp bạn tối ưu quy trình này. Đơn cử như iPOS.vn với giải pháp menu điện tử iPOS O2O. Với giải pháp này, thực khách có thể tự gọi món bằng cách sử dụng điện thoại thông minh để quét mã QR code tại bàn, order sẽ được tự động chuyển đến bộ phận thu ngân, bếp/bar tương ứng. Bên cạnh đó, khách hàng cũng có thể thanh toán thông qua ví điện tử Momo hoặc ZaloPay cực kỳ tiện lợi. Giải pháp này thay thế nhiều tác vụ của một nhân viên thông thường, nhờ đó bạn có thể cắt giảm số lượng nhân sự không cần thiết để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng.

Một quy trình vận hành được chuẩn hóa, tinh gọn, loại bỏ các thao tác dư thừa sẽ vừa giúp bạn tăng công suất nhà hàng vừa tối ưu chi phí nhân sự. Bên cạnh đó, khi mọi quy trình được chuẩn hóa thì bạn cũng dễ quản lý hơn, theo dõi thu chi và các hoạt động kinh doanh chặt chẽ, hạn chế thất thoát. Muốn vậy thì việc ứng dụng các giải pháp công nghệ được xem là điều tất yếu.

4. Quản lý và sắp xếp nhân sự hiệu quả

Phân chia nhân sự phù hợp cho từng vị trí, sắp xếp số lượng nhân sự hợp lý cho từng thời điểm, từng ca làm cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng. Sau một thời gian hoạt động, bạn sẽ nắm được những khoảng thời gian cao điểm, thấp điểm tại nhà hàng của mình để từ đó sắp xếp số lượng nhân sự phù hợp tránh dư thừa nhân sự vào thời gian vắng khách gây lãng phí. Bên cạnh đó, ngoài những vị trí cần nhân sự cố định và có chuyên môn như đầu bếp, quản lý thì với những vị trí đơn giản hơn như nhân viên phục vụ, bảo vệ,… bạn có thể tuyển dụng nhân sự thời vụ, làm việc part-time theo ca để tiết kiệm chi phí. Cùng với đó, sắp xếp đúng người đúng việc sẽ giúp bạn khai thác được khả năng của nhân viên và nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của họ.

sắp xếp nhân sự hợp lý — Sắp xếp nhân sự hợp lý để nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng

Ngoài ra, vấn đề quản lý nhân sự để tránh gian lận, thất thoát cũng cần được chú ý. Bên cạnh việc sử dụng camera giám sát, bạn nên sử dụng biện pháp hạn chế nhân viên gian lận trọng nhà hàng như sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có tính năng phân quyền nhân viên, ghi nhận lịch sử giao dịch, chỉnh sửa hóa đơn kết hợp thường xuyên theo dõi thu chi, kho nguyên liệu để phát hiện sớm những bất thường,…

5. Quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ

Nguyên vật liệu là phần dễ thất thoát nhất trong kinh doanh nhà hàng. Do đó để tiết kiệm chi phí thì bạn cần phải quản lý được tình hình kho nguyên liệu một cách chặt chẽ, chính xác. Bạn nên kiểm tra kho thường xuyên để nắm rõ lượng nguyên liệu nhập vào và tiêu thụ hàng ngày, số lượng tồn kho, các nguyên vật liệu sắp hết hạn,…

quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả — Nâng cao hiệu quả quản lý kho để tránh thất thoát trong kinh doanh nhà hàng

Việc sử dụng sổ sách ghi tay hay file excel để quản lý kho thường khó kiểm soát, dễ sai sót và số liệu không được cập nhật nhanh (thường cuối tuần hay cuối tháng mới kiểm kho một lần) dẫn đến không kịp thời ra quyết định điều chỉnh, dễ rơi vào tình trạng thất thoát khó phát hiện. Thay vào đó, bạn nên ưu tiên sử dụng các phần mềm quản lý kho dành riêng cho ngành kinh doanh ăn uống và có kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý kho iPOS Inventory của iPOS.vn. Phần mềm này liên kết trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng iPOS, qua đó bạn dễ dàng thiết lập định mức nguyên liệu cho từng món và phần mềm sẽ tự động trừ kho khi sản phẩm được bán ra, theo dõi chính xác lượng xuất nhập tồn, cảnh báo tồn kho, lên kế hoạch mua hàng phù hợp,…

6. Chú trọng việc giữ chân khách hàng cũ

Theo thống kê, 20% khách hàng cũ có thể mang về 80% lợi nhuận trong khi đó chi phí để giữ chân một khách hàng cũ chỉ bằng khoảng 1/5 chi phí để mang về một khách hàng mới. Do đó chú trọng vào chăm sóc khách hàng, tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại là cách để bạn tăng doanh thu cho nhà hàng mà không cần đốt tiền cho quảng cáo.

giữ chân khách hàng quen — Giữ chân khách hàng quen là cách để tăng doanh thu mà không tốn nhiều chi phí

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng iPOS CRM để lưu trữ thông tin khách hàng, xây dựng các chương trình hội viên, phân tích dữ liệu khách hàng như tần suất, thói quen, hành vi tiêu dùng,… Thay vì gửi tin nhắn khuyến mãi hàng loạt tới khách hàng thì những phân tích trên sẽ giúp bạn cá nhân hóa chương trình chăm sóc khách hàng, truyền tải đúng nội dung đến với đúng khách hàng. Ví dụ một khách hàng thường ghé nhà hàng của bạn để thưởng thức món steak bò, sau thời gian lâu khách hàng chưa quay lại bạn có thể gửi tin nhắn tặng khách hàng đó một voucher giảm giá 30% cho món đó. Ngoài ra, iPOS CRM cho phép bạn gửi tin nhắn thông qua Zalo với chi phí cực kỳ rẻ, tiết kiệm hơn rất nhiều so với hình thức gửi SMS.

7. Tận dụng các kênh marketing miễn phí và tiết kiệm

Tạm ngừng các chiến dịch quảng cáo đắt đỏ, tốn kém, không mang lại nhiều hiệu quả, bạn hãy dùng thời gian đó để tìm hiểu kỹ hơn về nhu cầu khách hàng cũng như tận dụng những kênh truyền thông có sẵn, miễn phí hoặc ít tốn kém hơn nhưng hiệu quả.

Hiện nay, các kênh review đồ ăn trên mạng xã hội được đánh giá là kênh “marketing 0 đồng” mang lại hiệu quả cao cho các nhà hàng. Rất nhiều các hội nhóm review đồ ăn, địa điểm ăn uống trên Facebook với số lượng thành viên lên đến hàng trăm nghìn người và các bài review trên đó nhận được lượng tương tác khủng. Hãy khéo léo để có những bài review tốt và tự nhiên trên những hội nhóm này sẽ giúp thương hiệu của bạn tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Bên cạnh việc nhờ người thân, bạn bè, khách hàng thân thiết review thì bạn cũng nên chú trọng nâng cao chất lượng món ăn cũng như trải nghiệm dịch vụ của mình, khi đó khách hàng sẽ tự “marketing” cho bạn mà không cần tốn phí.

Tận dụng kênh review để tiết kiệm chi phí marketing nhà hàng

Chung quy lại, tối ưu vận hành, quản lý chặt chẽ, loại bỏ các yếu tố dư thừa gây lãng phí để sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn là những điều bạn nên làm để tiết kiệm chi phí kinh doanh nhà hàng. Mọi phương pháp đều cần có sự tính toán cẩn thận, tỉ mỉ để áp dụng cho phù hợp với đặc thù của từng nhà hàng. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn kinh doanh thành công!