6 kinh nghiệm đắt giá để quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả

Quản lý nhà hàng vốn không phải là công việc đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Là một người chủ nhà hàng, bạn sẽ phải giám sát quy trình phục vụ, điều hành nhân viên, kiểm soát dòng tiền, theo dõi kho, lên kế hoạch mua nguyên vật liệu,… Vô vàn công việc cần phải quản lý mà nếu không có phương pháp phù hợp sẽ rất dễ dẫn đến sai sót, thất thoát, kinh doanh không hiệu quả.

Vậy làm thế nào để quản lý vận hành nhà hàng, quán ăn hiệu quả? Những kinh nghiệm sau đây sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn.

1. Xây dựng quy trình bán hàng và phục vụ chuyên nghiệp

Vận hành nhà hàng là cả một sự sắp xếp khoa học và cần sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận. Toàn bộ quá trình từ lúc chuẩn bị mở cửa, đón tiếp khách hàng, ghi nhận order, chuyển bếp, phục vụ món, tính tiền và thanh toán cho đến khi đóng cửa, dọn dẹp cuối ngày đều cần được xây dựng thành một quy trình rõ ràng, bài bản mà trong đó mỗi khâu, mỗi bước lại có những quy trình nhỏ hơn. Bạn cần đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm được quy trình, hiểu rõ vị trí công việc mà mình thực hiện trong quy trình đó.

Ngày nay sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ mà tiêu biểu là phần mềm quản lý bán hàng đã cải tiến quy trình bán hàng và phục vụ giúp nhà hàng vận hành hiệu quả hơn, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Trong các mô hình quản lý nhà hàng truyền thống, các thao tác ghi nhận order, chuyển order xuống bếp, kiểm đồ, tính tiền,… đều thực hiện theo cách thủ công. Việc này dễ dẫn đến sai sót, khó quản lý, đặc biệt là trong những dịp cao điểm đông khách. Đa số các phần mềm quản lý nhà hàng đều có thể đáp ứng những nghiệp vụ cơ bản như gọi món trên máy POS hay máy tính bảng, chuyển order xuống bếp thông qua máy in, tính tiền, ghi nhận doanh thu,…

Ngoài ra để việc vận hành nhà hàng trôi chảy hơn, nhất là tránh tình trạng quá tải khi đông khách thì bạn có thể áp dụng thêm một vài giải pháp công nghệ hiện đại khác từ các đơn vị cung cấp giải pháp quản lý dành cho lĩnh vực kinh doanh ăn uống. Thẻ rung, các thiết bị tự đặt đồ Self Order, phương thức gọi món tại bàn bằng cách quét mã QR Code,… là những cách bạn có thể áp dụng để tối ưu quy trình bán hàng, phục vụ tại nhà hàng của mình. Hiện nay một số đơn vị cung cấp uy tín tiêu biểu như iPOS.vn có cung cấp đầy đủ hệ thống giải pháp quản lý bán hàng dành cho nhà hàng như trên, bạn hoàn toàn có thể tham khảo thêm.

2. Quản lý nhân sự nhà hàng

Nhân sự là một trong những yếu tố cốt lõi của nhà hàng mà nếu quản lý không khéo có thể khiến công việc kinh doanh của bạn rơi vào khủng hoảng. Năng lực làm việc và thái độ của nhân viên lại ảnh hưởng trực tiếp đến bộ mặt của nhà hàng. Tình trạng nhân viên gian lận, làm việc hời hợt, đối xử thô lỗ với khách hàng,… không phải chuyện hiếm gặp trong kinh doanh nhà hàng. Đặc điểm của nhân sự ngành F&B là không ổn định, nhiều trình độ khác nhau, thiếu trung thành, nhân sự parttime làm việc ngắn hạn, dễ nghỉ việc,… Dó đó làm thế nào để quản lý nhân sự, hạn chế gian lận, giữ được sự nhiệt tình, tận tụy của nhân viên cũng cần sự quan tâm của các chủ kinh doanh nhà hàng, quán ăn.

Bên cạnh việc xây dựng những tiêu chí nhất định khi tuyển dụng nhân viên, các chủ nhà hàng cũng cần có quy trình đào tạo bài bản để nhân viên hiểu rõ về vị trí công việc cũng như các nghiệp vụ mà họ phải thực hiện. Cùng với đó, các quy định về cách thức phục vụ, thái độ ứng xử nên được văn bản hóa để mọi nhân viên tuân theo. Lương thưởng, các chế độ đãi ngộ cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên. Vì vậy bạn hãy đưa ra những chính sách phù hợp để các nhân viên có thể yên tâm làm việc và cống hiến nhiều hơn. 

Đối với vấn đề gian lận, bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng có tính năng phân quyền nhân viên, ghi nhận lại các lịch sử giao dịch. Hiện nay, phần mềm FABi từ iPOS.vn cung cấp tính năng phân quyền chặt chẽ cho từng vị trí nhân viên phổ biến trong nhà hàng. Bên cạnh đó, toàn bộ lịch sử giao dịch, chỉnh sửa hóa đơn đều được lưu lại và tổng hợp thành các báo cáo đầy đủ, chi tiết giúp chủ nhà hàng dễ dàng theo dõi, phát hiện sớm những bất thường trong hoạt động của nhân viên.

Điều quan trọng trong quản lý và điều hành nhân sự nhà hàng không phải là kiểm soát hết mức có thể. “Trong cương có nhu”, điều cốt lõi trong quản lý nhân sự là biết cách “giữ – buông” nhịp nhàng. Bạn hãy tạo ra một môi trường làm việc tốt nơi nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được phát triển.

3. Quản lý bếp nhà hàng

Bộ phận bếp được xem như linh hồn của một nhà hàng. Đảm bảo chất lượng món ăn, đảm bảo thời gian lên món nhanh và chính xác, sử dụng hiệu quả nguyên vật liệu,… là những vấn đề cần quan tâm trong quản lý bếp nhà hàng.

Cùng với các yếu tố vật chất như đầu tư trang thiết bị tốt phục vụ chế biến, thiết kế, sắp xếp các khu vực trong bếp một cách khoa học,… thì các yếu tố về con người, về quy trình cũng cần được chú trọng. Bạn nên chuyên môn hóa công việc cho từng nhân viên, từng bộ phận trong khu vực bếp: Ai phụ trách nhận đơn? Ai phụ trách sơ chế? Ai phụ trách chế biến?… Việc chuyên môn hóa giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh chồng chéo và ảnh hưởng đến chất lượng món ăn. Bên cạnh đó, quy trình tiếp nhận, chế biến, trả món cũng cần được xây dựng một cách tinh gọn để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như hạn chế những sai sót, nhầm lẫn không đáng có như lên món chậm, sai món, thiếu món, phục vụ sai thứ tự đơn hàng,…

Hiện nay nhiều nhà hàng đang áp dụng giải pháp quản lý bếp KDS (Kitchen Display Screen) để tối ưu quy trình nhận đơn, điều phối chế biến và trả đồ. Thay vì nhận đơn từ giấy ghi tay thủ công hay máy, với hệ thống KDS, ngay khi nhân viên phục vụ hoàn tất order cho khách thì thông tin chi tiết từng đơn hàng sẽ được tổng hợp và hiển thị đầy đủ theo thứ tự trên một màn hình hiển thị. Qua đó nhân viên bếp có thể dễ dàng theo dõi thông tin đơn hàng như danh sách món, nguồn đơn, lưu ý đặc biệt, số lượng các món giống nhau cần thực hiện để tối ưu chế biến, theo dõi tình trạng đơn hàng,… Ngoài ra, nhân viên bếp cũng có thể thông báo hết món kịp thời qua KDS để nhân viên phục vụ bên ngoài tư vấn sang món khác cho khách. Hiện nay, iPOS.vn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp KDS đang được rất nhiều chủ nhà hàng tin dùng.

4. Quản lý kho nguyên vật liệu

Quản lý nguyên vật liệu là một thách thức lớn mà chủ kinh doanh phải đối mặt trong quản lý nhà hàng. Khi kho nguyên vật liệu không được quản lý chặt chẽ sẽ dẫn đến nhiều vấn đề như thất thoát, lãng phí do sử dụng không hiệu quả, thừa nguyên vật liệu trong thời gian vắng khách nhưng lại không đủ đáp ứng vào những dịp cao điểm. Khi kinh doanh nhà hàng, bạn sẽ cần xây dựng được một quy trình kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả cũng như lên kế hoạch mua hàng hợp lý và chính xác.

Trong quá trình nhập hàng, bạn cần tiến hành kiểm đếm để nắm bắt chính xác số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra tình trạng, chất lượng nguyên vật liệu đã phù hợp yêu cầu hay chưa. Cần lưu ý về thời hạn sử dụng bởi các nguyên liệu thực phẩm không bảo quản được lâu. Bạn cần có kế hoạch mua hàng chính xác đối với các nguyên liệu này tránh trường hợp dư thừa, hư hỏng gây lãng phí.

Trong quá trình chế biến, sử dụng, bạn nên xây dựng định mức nguyên vật liệu rõ ràng cho từng món ăn. Điều này không chỉ giúp bạn kiểm soát được việc chế biến đúng công thức, đảm bảo chất lượng món ăn mà còn giúp bạn quản lý nguyên vật liệu chính xác hơn, hạn chế thất thoát.

Định kỳ theo dõi số lượng nguyên vật liệu xuất nhập tồn, kiểm kê số lượng nguyên vật liệu trong kho sẽ giúp bạn phát hiện sớm những bất thường trong việc quản lý nguyên vật liệu, ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế. Đồng thời, căn cứ vào lượng tồn kho cũng như dựa trên các số liệu lịch sử bán hàng, ước tính nhu cầu tương lai để bạn xây dựng kế hoạch mua hàng cho phù hợp, đáp ứng nhu cầu kinh doanh của nhà hàng.

Quản lý kho nguyên vật liệu bằng giấy tờ, sổ sách thủ công rất tốn kém thời gian, dễ sai sót, thất thoát mà nhiều khi chủ nhà hàng khó nhận ra. Với quy mô quán ăn nhỏ thì việc quản lý thủ công vẫn còn khả thi thì với những mô hình nhà hàng, quán ăn lớn bạn nên áp dụng công nghệ vào công tác quản lý nguyên vật liệu để đảm bảo tính chặt chẽ và hiệu quả. Ngày nay, hoạt động quản lý kho nguyên vật liệu có thể được hỗ trợ bởi các phần mềm quản lý bán hàng. Đơn cử như phần mềm quản lý nhà hàng của iPOS.vn có khả năng tích hợp ứng dụng quản lý kho iPOS Inventory. Giải pháp này cho phép chủ nhà hàng dễ dàng xây dựng định mức nguyên liệu, hệ thống tự động trừ kho khi món được bán ra, quản lý xuất nhập tồn chính xác, lên kế hoạch mua hàng, quản lý và kết nối nhà cung cấp,… Toàn bộ dữ liệu được thể hiện đầy đủ, chi tiết thông qua các báo cáo trực quan giúp chủ nhà hàng dễ theo dõi, thực hiện đối soát khi có nhu cầu.

5. Quản lý tài chính nhà hàng

Các hoạt động theo dõi thu chi, kế toán, quản lý dòng tiền,… nếu không có phương pháp quản lý tốt sẽ rất dễ sai sót, nhầm lẫn, thất thoát, kinh doanh nhưng không mang lại hiệu quả về mặt lợi nhuận. Đây là một trong những lý do vì sao các phần mềm quản lý nhà hàng đang ngày càng được ứng dụng phổ biến để thay thế cho sổ sách ghi tay thủ công.

Đối với hoạt động thu chi hàng ngày, các phần mềm quản lý nhà hàng sẽ hỗ trợ bạn quản lý chi tiết theo từng ca làm việc của nhân viên. Số tiền mặt đầu ca, cuối ca, doanh thu theo từng sản phẩm, phương thức thanh toán, các khoản chi trong ca,… đều được ghi nhận trên hệ thống phần mềm giúp bạn dễ dàng kiểm soát, tiến hành đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra, hệ thống báo cáo trên phần mềm cũng giúp bạn theo dõi được tình hình kinh doanh của nhà hàng chi tiết theo ngày, tháng, năm.

Bên cạnh doanh thu thì các khoản chi như mua sắm nguyên vật liệu, trang thiết bị, lương nhân viên, marketing nhà hàng, các khoản duy trì như điện nước,… cũng cần được kiểm soát chặt chẽ. Bạn nên lập các bảng chi tiêu thật chi tiết, cùng với đó là thường xuyên phân tích các báo cáo tài chính để xem xét đâu là những khoản chi chưa hiệu quả để có biện pháp tối ưu. Sử dụng các phần mềm kế toán cho nhà hàng cũng là cách để bạn theo dõi tình hình kinh doanh, kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Hiện nay, iPOS.vn có phát triển phần mềm kế toán dành riêng cho mô hình nhà hàng, quán cafe. Phần mềm này sẽ đáp ứng những nghiệp vụ kế toán đặc thù của ngành kinh doanh ăn uống, tự động hóa nhiều tác vụ kế toán nhờ kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng. Thông qua đó, bức tranh tài chính của nhà hàng được hiện lên đầy đủ, chính xác, giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi và đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp nhất.

6. Quản lý và chăm sóc khách hàng

Hiện nay các nhà hàng đã chú trọng nhiều hơn đến hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên nhiều nhà hàng mới chỉ dừng lại ở những hoạt động cơ bản như đăng ký và tích điểm thành viên, xây dựng chương trình hội viên, định kỳ gửi thông tin hay các chương trình ưu đãi, khuyến mãi mà chưa có những chiến lược cụ thể để chăm sóc, giữ chân khách hàng cũ.

Thấu hiểu khách hàng chính là chìa khóa để giữ chân khách hàng cũ và là cơ sở để nhà hàng đưa ra chiến lược kinh doanh, marketing phù hợp nhằm thu hút khách hàng mới. Bên cạnh việc thu thập thông tin khách hàng, tích điểm thành viên, bạn nên tiến hành phân tích dữ liệu khách hàng như thói quen, sở thích, hành vi tiêu dùng,… để từ đó phân nhóm khách hàng và đưa ra các chương trình chăm sóc mang tính cá nhân hóa.

Trước đây việc quản lý thông tin khách hàng thường được thực hiện trên các file excel hay trên các phần mềm quản lý bán hàng với những trường dữ liệu cơ bản. Việc sử dụng những phương pháp này sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi, phân tích dữ liệu. Ngày nay, nhiều nhà hàng đã sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp giải pháp chăm sóc khách hàng nâng cao hoặc các hệ thống CRM riêng từ các đơn vị cung cấp khác.

So với việc sử dụng hệ thống CRM của một bên thứ ba khác thì việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng sẽ tối ưu hơn bởi dữ liệu được tự động đồng bộ trên hệ thống. Ví dụ như giải pháp chăm sóc khách hàng iPOS CRM được tích hợp trên phần mềm quản lý bán hàng của iPOS.vn cho phép bạn đồng bộ dữ liệu từ phần mềm bán hàng lên CRM, từ đó dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, phân tích hành vi tiêu dùng làm cơ sở để xây dựng các chương trình hội viên, tương tác khách hàng, tạo ra các chương trình chăm sóc mang tính cá nhân hóa cao hơn. Bên cạnh đó, hệ thống iPOS CRM cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý những phản hồi của khách hàng, từ đó đưa cách giải quyết phù hợp.

Hoạt động chăm sóc khách hàng không chỉ cần thực hiện với các khách hàng cũ mà còn thể hiện qua cách nhà hàng tiếp cận, thu hút khách hàng tiềm năng. Đây là giai đoạn mà khách hàng tiềm năng chưa biết hoặc chưa hiểu rõ về nhà hàng của bạn. Lúc này bạn cần có các giải pháp quảng bá trên các kênh truyền thông, thu thập thông tin khách hàng, phân tích nhu cầu, đưa các giải pháp thúc đẩy khách hàng đến trải nghiệm. Hiện nay, giải pháp quản lý, chăm sóc khách hàng iPOS CRM cũng hỗ trợ bạn xây dựng kênh bán hàng trên các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, từ đó tạo ra kênh tương tác với khách hàng, thu hút đăng ký thành viên,… rất tiện lợi và hiệu quả.