5 Sai lầm trong quản lý kho nhà hàng mà bạn nên tránh

Một hệ thống quản lý kho cho nhà hàng/quán ăn hiệu quả sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình vận hành, giúp cho quy trình vận hành diễn ra trơn tru và tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động. Tuy nhiên, việc kiểm soát và duy trì số lượng tồn kho thực phẩm là công việc khá tốn thời gian, công sức và tẻ nhạt với vô số các lỗi sai. Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp trong việc quản lý kho của các nhà hàng/quán ăn thường gặp phải.

1. Chưa áp dụng các công nghệ hiện đại

Mặc dù, cách thường dùng để kiểm soát và theo dõi việc quản lý kho thực phẩm là sử dụng phần mềm Excel.Tuy nhiên việc sử dụng Excel sẽ khiến cho bạn tốn thời gian hơn vì phải tăng khối lượng công việc cũng như dễ mắc sai sót do bạn phải nhập tay và điều này khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút đáng kể. 

Hiện nay, những phần mềm quản lý kho tập trung vào việc khấu trừ hàng tồn kho trực tiếp, cung cấp báo cáo theo thời gian thực về lượng hàng tồn kho và lượng hàng có sẵn. Bên cạnh đó phần mềm quản lý kho kết hợp với tính năng nhập kho và xuất kho sẽ cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng hàng hóa vào đầu ngày và số thực phẩm còn tồn lại vào cuối ngày.

Phần mềm quản lý kho iPOS Inventory kết hợp với với phần mềm quản lý bán hàng iPOS.vn giúp cho các chủ nhà hàng biết được hàng hóa, nguyên liệu tồn kho của mình và cung cấp báo cáo thời gian thực về lượng hàng đã tiêu thụ hàng ngày. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý kho iPOS Inventory có thể kể đến như:

• Quản lý tồn kho theo thời gian thực (Realtime)
• Quản lý xuyên suốt theo quy trình nghiệp vụ chuẩn của ngành F&B
• Đưa ra các báo cáo phân tích, quản trị tối ưu
• Kết nối trực tiếp tới nhà cung cấp
• Hệ thống mở, tích hợp dễ dàng qua hệ thống API

2. Không nắm rõ công thức chế biến

Nếu bạn quản lý nhưng không nắm công thức chế biến, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng chênh lệch, thất thoát về số lượng thực phẩm. Vì trong những trường hợp này nhân viên sẽ dễ dàng “qua mặt” bạn bằng cách “ăn bớt” lượng thức ăn hoặc làm tăng chi phí nguyên vật liệu khi sử dụng nhiều hơn số lượng cần thiết. 

Hệ thống quản lý công thức trong phần mềm quản lý kho sẽ tự động tính toán lượng tồn kho tiêu thụ trong quá trình chuẩn bị một món ăn, nhằm giúp bạn duy trì việc theo dõi rõ ràng các hàng hóa được tiêu thụ dựa trên các số lượng quy định theo công thức.

Công thức nấu ăn tiêu chuẩn không chỉ bao gồm quy trình của món ăn mà còn bao gồm số lượng chính xác mỗi món được yêu cầu khi chế biến món ăn. Điều này được đồng bộ dựa vào phần mềm quản lý kho. Bếp dựa vào công thức sẽ chế biến đúng với định lượng có trên phần mềm. Từ đó, chủ nhà hàng cũng dễ dàng nắm bắt được những món ăn hiệu quả, những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, …

Đọc thêm: Bí quyết phát triển sản phẩm chất lượng của một nhà hàng thành công

3. Không dự báo hoặc dự báo sai nhu cầu

Thiếu dự báo hoặc dự báo sai có thể khiến cả những doanh nghiệp hoạt động tốt nhất bị thiệt hại về doanh thu. Dự báo nhu cầu sử dụng là vô cùng cần thiết vì bạn sẽ không muốn chứa quá nhiều thực phẩm và đồ uống trong kho khiến chúng nguy cơ bị lãng phí hoặc rơi vào tình trạng thiếu hàng và hết hàng để phục vụ khách hàng. 

Để có thể nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp bạn ước lượng số lượng cần thiết cho mỗi loại nguyên vật liệu nhà hàng/quán ăn cần dùng trong một tuần hoặc một tháng dựa trên những báo cáo và lịch sử đặt hàng của bạn. Bên cạnh đó, với hệ thống bạn cũng có thể đặt số lượng mới cho từng mặt hàng và gửi cho bạn lời nhắc tự động mỗi khi một loại thực phẩm sắp hết.

4. Không có nhân viên quản lý kho chuyên trách

Mặc dù các hệ thống quản lý hàng hóa và tồn kho tự động không cần can thiệp thủ công quá nhiều, bạn vẫn nên có một nhân viên được đào tạo để đảm nhiệm việc kiểm tra kho thường xuyên. Nên có một nhóm kiểm tra và thống kê tổng số hàng hiện có để đảm bảo lượng hàng hóa duy trì ở mức cân đối – không thừa không thiếu. Số lượng nhân viên thống kê kho lý tưởng cho nhà hàng/quán ăn của bạn nên có 2 người vì điều này sẽ giúp hạn chế sai sót,giảm phạm vi lỗi và cũng như hạn chế tình trạng bòn rút hàng hóa! 

Ngoài ra, bạn hãy đào tạo nhân viên của bạn về các phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp. Các mặt hàng khác nhau trong kho sẽ yêu cầu các cách quản lý khác nhau. Hãy chắc rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và  hiểu rõ về hàng tồn kho, hàng mua vào, số lượng thực phẩm,… 

Cách dễ dàng nhất để bạn nắm được các vấn đề về hàng tồn kho là thường xuyên theo dõi và kiểm kê hàng hóa. Tuy nhiên nhiều chủ cửa hàng rất ít khi, thậm chí là không bao giờ kiểm kê lại hàng tồn kho của mình. Nếu một năm bạn mới kiểm kê hàng hóa của mình một lần, liệu bạn có biết được số hàng thất thoát rơi vào thời điểm nào hay không? Nếu lúc đó hàng tá hàng hết hạn vẫn đang nằm trong kho thì giải quyết thế nào?…

5. Không thực hiện báo cáo

Theo dõi và báo cáo là một trong những công việc quan trọng nhất để duy trì tồn kho hiệu quả. Không thực hiện báo cáo hàng tồn sẽ khiến nhà hàng/quán ăn thường xuyên gặp tình trạng tiêu thụ quá mức và lãng phí thực phẩm. Hãy đảm bảo rằng báo cáo tồn kho được cập nhật liên tục sau mỗi đơn đặt hàng,các báo cáo về tình hình tiêu thụ hàng trong kho và số lượng hàng tồn kho lý tưởng được thực hiện hàng ngày. 

Bạn cũng nên duy trì việc tính toán sự chênh lệch giữa hàng tồn kho thực tế với mức tồn kho lý tưởng để đảm bảo mức chênh lệch luôn trong khoảng 3 – 5%, vì chắc chắn sẽ có số lượng thực phẩm bị tiêu thụ nhiều hơn do những vấn đề phát sinh trong quá trình chế biến món ăn. 

Hiện nay, có thể thấy một trong những lỗi quan trọng nhất mà các chủ nhà hàng/quán ăn thường mắc phải khi điều hành hoạt động kinh doanh là không chú trọng đến vấn đề tồn kho khiến cho chi phí hoạt động tốn kém hơn. Và khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho việc vận hành và mang lại lợi nhuận cao hơn cho nhà hàng.