Phân bổ chi phí mở nhà hàng như thế nào thì hợp lý?

Phân bổ chi phí là một trong những bước “nền móng” để bắt đầu hoạt động kinh doanh. Việc thống kê các hạng mục cần chuẩn bị, tỷ lệ phân bổ nguồn vốn sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi “mở nhà hàng cần bao nhiêu tiền?”. Việc này cũng giúp chủ quán có cái nhìn tổng quan về dòng tiền để có sự chuẩn bị chu đáo nhất. Dưới đây là bảng phân bổ chi phí mở nhà hàng mà bạn có thể tham khảo để áp dụng cho mình.

1. Tại sao cần lên kế hoạch phân bổ chi phí mở nhà hàng chi tiết?

Thay đổi tư duy từ hình thức kinh doanh ăn uống truyền thống, hiện nay mỗi một cơ sở nhà hàng mới mở đều có sự chuẩn bị và đầu tư kỹ càng. Chủ quán đều sẽ văn bản hóa kế hoạch kinh doanh, hạch toán chi phí để kiểm soát dòng tiền đầu tư. Việc này giúp ích: 

• Có kế hoạch chuẩn bị tài chính: Khi bạn xác định rõ mô hình kinh doanh, quy mô cửa hàng, chi tiêu vào những hạng mục gì và mỗi hạng mục cần bao nhiêu tiền,… thì bạn sẽ đo lường được nguồn vốn mình cần chuẩn bị. Từ đó có cách thức huy động, dự trù sẵn tránh tình trạng “đi nửa đường cạn vốn”. 

• Tránh lãng phí vào những hạng mục chưa cần thiết: Một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng đầy đủ sẽ chỉ rõ tỷ lệ tài chính cho phép của từng hạng mục. Chẳng hạn: chi phí mặt bằng trung bình sẽ không quá 25% tổng ngân sách. Chi phí setup quán là hạng mục chi một lần, chiếm khoảng 15%,… Từ những con số đã hoạch định phù hợp với mô hình của mình, bạn xác định các khoản ưu tiên, các khoản cho giai đoạn 2, 3 từ đó có kế hoạch chuẩn bị phù hợp. 

2. Bảng dự toán chi phí mở nhà hàng gồm những gì? 

2.1. Chi phí mặt bằng

Mặt bằng vẫn luôn là một trong những hạng mục ưu tiên khi bắt đầu kinh doanh nhà hàng. Tạm bỏ qua yếu tố “tìm địa điểm như thế nào thì phù hợp?”. Chúng ta tập trung đến vấn đề “thuê mặt bằng khoảng bao nhiêu tiền là đủ?”. 

Tùy theo quy mô của quán và khu vực bạn lựa chọn kinh doanh sẽ có những mức thuê khác nhau. Trung bình với diện tích 150m2, quy mô phục vụ khoảng 100 – 150 khách ở khu vực trung tâm thành phố, giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm sẽ có mức thuê khoảng 25 – 50 triệu đồng/tháng. Mức giá thuê sẽ có nhiều chênh lệch tùy thuộc vào tuyến phố, khu vực,… Tuy nhiên con số chung cho ngân sách mặt bằng không chiếm quá 20% tổng vốn mở nhà hàng. Ở khu vực Huyện, Thị Xã mức thuê cũng sẽ rẻ hơn nhiều lần, và thời gian thuê cũng linh động hơn. 

2.2. Chi phí thiết kế nội thất

Thiết kế nội thất khi mở nhà hàng thuộc nhóm chi phí một lần. Sau khi thuê địa điểm, bạn cần chuẩn bị một khoảng ngân sách cho việc cải tạo lại không gian, xây dựng lại concept của quán. Trường hợp mở nhà hàng nhượng quyền, bên thương hiệu sẽ hỗ trợ bạn khâu thiết kế, thi công. Trường hợp tự mở, bạn có thể tự thiết kế, sơn sửa theo ý riêng hoặc thuê một đơn vị thiết kế ngoài, họ sẽ thực hiện theo ý tưởng của bạn.

Với các nhà hàng nhỏ, chi phí sơn sửa trang trí thường chỉ khoảng 10-15 triệu. Nhưng với những nhà hàng lớn, cần đầu tư bài bản, chi phí thiết kế nội thất sẽ tăng lên nhiều lần. Thông thường hạng mục này chỉ chiếm 5-10% tổng chi phí mở nhà hàng. 

2.3. Chi phí mua thiết bị, nguyên vật liệu 

Tiếp đến trong bảng chi phí mở nhà hàng là hạng mục mua thiết bị và nguyên vật liệu. Khoản chi phí này được chia ra làm hai phần. Phần cố định cho giai đoạn đầu và phần hao phí cho giai đoạn duy trì hoạt động. Ban đầu bạn sẽ phải chuẩn bị những dụng cụ như: Bàn ghế, dụng cụ bếp (nồi, dao, tủ đông, tủ lạnh,…), dụng cụ phục vụ (bát đũa, ly cốc,…), các loại máy móc quầy thu ngân (máy bán hàng, máy in, két đựng tiền,…). Đây là một trong những khoản chi lớn, chiếm khoảng 20% chi phí xây dựng ban đầu. 

Tiếp đến giai đoạn thứ hai khi nhà hàng đi vào hoạt động.Trong quá trình bán hàng sẽ có những khoản phí như: bảo trì bảo dưỡng máy móc, tủ đông, điều hòa định kỳ,… Chi phí mua thêm bát đũa bù vào trường hợp hao phí vỡ hỏng trong quá trình sử dụng. 

Để tiết kiệm chi phí, các chủ đầu tư có thể mua lại từ những nhà hàng sang nhượng, những hội nhóm thanh lý. Tuy nhiên với các thiết bị điện tử bạn cũng nên cân nhắc kỹ, máy cũ rẻ hơn nhưng sẽ tốn điện và dễ hư hỏng hơn. 

2.4. Chi phí mua phần mềm quản lý 

Hiện trên thị trường có hai loại phần mềm quản lý bán hàng, tương đương với hai hình thức thanh toán. 

• Phần mềm cài đặt trên PC (on-premises): Là phần mềm trả phí 1 lần. Ưu điểm của loại phần mềm này là tính ổn định cao, phù hợp với mô hình lớn đã có quy trình vận hành rõ ràng. Nhược điểm là chi phí setup ban đầu cao (khoảng 6-9 triệu), mất nhiều thời gian để làm quen & sử dụng.
• Phần mềm bán hàng trên cloud: Là phần mềm trả phí theo tháng. Ưu điểm nổi bật là tính linh hoạt, dễ dàng triển khai sử dụng ngay và đặc biệt chi phí không cao (khoảng 100-250 nghìn đồng/tháng), phù hợp với mọi mô hình nhà hàng nhỏ lẻ. Nhược điểm điểm là độ ổn định không thể bằng phần mềm cài đặt trên PC. 

Việc sử dụng phần mềm quản lý khi kinh doanh nhà hàng trở thành một trong những “lẽ dĩ nhiên”, giúp chủ quán tối ưu nhân sự, xây dựng quy trình bán hàng nhanh – gọn – tiện. Qua đó chủ quán cũng có thể quản lý và theo dõi từ xa giúp việc kinh doanh dễ dàng hơn bao giờ hết. iPOS.vn hiện là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đi đầu trong ngành F&B, có đầy đủ các loại phần mềm kể trên, tích hợp hệ sinh thái gồm kế toán, quản trị, marketing,… giúp thương hiệu có một công cụ hoàn chỉnh nhất phục vụ kinh doanh ăn uống. 

Đọc thêm: Top 8 phần mềm quản lý được tin dùng nhất hiện nay 

2.5. Chi phí thuê và đào tạo nhân sự

Chi phí của hạng mục tuyển dụng và đào tạo nằm ở: lương cho nhân viên tuyển dụng hoặc phí chiết khấu cho đơn vị tuyển dụng; hao phí lương trong quá trình nhân viên mới làm quen với công việc. Tiếp đó là lương nhân viên hàng tháng. Đầu tiên bạn có thể tuyển nhân viên nhà hàng bằng các hình thức: 

• Treo biển thuê nhân viên tại chính nhà hàng: Bạn có thể treo biển để mọi người quanh khu vực sẽ nhìn thấy và đến xin việc trực tiếp. Cách làm này sẽ tiết kiệm và phù hợp với những mô hình ở thành phố nhỏ, thị xã.

• Tuyển dụng trên các hội nhóm, website tuyển dụng của bên trung gian: Đây là cách làm khá phổ biến của các nhà hàng tại thành phố lớn. Bộ phận tuyển dụng sẽ đăng tuyển trực tiếp hoặc nhờ một bên trung gian giới thiệu và chiết khấu % theo lương nhân sự.

Sau khi tuyển dụng, trung bình nhân sự mới cần một tuần để được hướng dẫn, làm quen với công việc. Với nhà hàng quy mô 100m2, phục vụ tối đa 70 khách sẽ cần khoảng 2 nhân viên phục vụ, 1 bảo vệ, 1 quản lý tổng và bộ phận bếp. Với các nhân sự chính như bếp, quản lý bạn cần thuê người có kinh nghiệm, mức lương khoảng 8 – 15 triệu/người. Với các bộ phận hỗ trợ, bạn nên chia ca và thuê theo giờ, giá trung bình từ 17,000đ đến 25,000đ cho 1 giờ để tiết kiệm chi phí. 

2.6. Chi phí Marketing

Hoạt động marketing khi bắt đầu mở nhà hàng đơn giản là phát tờ rơi, in poster quảng cáo, tổ chức khai trương và các chương trình khuyến mãi thu hút khách hàng ban đầu. Ngoài ra bạn cũng cần chuẩn bị một phần chi phí cho việc thiết kế logo, xây dựng fanpage, tổ chức các minigame online trên mạng xã hội hay book những bài quảng cáo trong các hội nhóm review đồ ăn. Những hoạt động này sẽ giúp lôi kéo khách hàng trong giai đoạn cửa hàng mới mở, chưa được biết đến, chưa có khách quen. 

Chi phí để tổ chức một buổi khai trương trung bình khoảng 10-15 triệu đồng. Chi phí cho một bài viết quảng cáo trong các hội nhóm khoảng 5-7 triệu/bài. Ngoài ra còn ngân sách dành cho khuyến mãi, chạy quảng cáo, in ấn,… khoảng 20 triệu đồng. Trung bình chi phí marketing nhà hàng thường chiếm khoảng 7 – 10% tổng chi phí cho giai đoạn đầu.

2.7. Chi phí đăng ký giấy phép và duy trì hoạt động kinh doanh

Có hai hình thức đăng ký kinh doanh khi mở nhà hàng là đăng ký ở dạng hộ cá thể hoặc công ty. Lệ phí cấp giấy đăng ký kinh doanh hộ cá thể khoảng 100.000đ/lần, lệ phí cấp giấy vệ sinh an toàn thực phẩm 100.000đ/lần, còn lệ phí đối với giấy phép kinh doanh rượu hoặc thuốc lá là khoảng 200.000đ/lần. Bạn có thể đến cơ quan chuyên trách gần nhất để được hỗ trợ hướng dẫn. Thủ tục đăng ký cũng khá đơn giản gồm: đơn đăng ký kinh doanh, căn cước công dân của người đứng tên nhà hàng. 

Bên cạnh những chi phí cho các hạng mục cố định kể trên, bạn cần chuẩn bị một khoảng dự phòng để duy trì hoạt động kinh doanh trong giai đoạn đầu, khi nhà hàng chưa có khách quen và mọi thứ còn mới mẻ. Tối thiểu mức chi phí dự phòng phải trả đủ lương cho nhân viên và tiền thuê nhà trong 6 tháng đầu. 

Kinh doanh chưa bao giờ là câu chuyện đơn giản, dù là bất kỳ mô hình hay lĩnh vực gì. Do vậy ngay từ khâu chuẩn bị, bạn cần hoạch định chi tiết nhất kế hoạch kinh doanh, các khoản chi và mục tiêu của nhà hàng để có sự chuẩn bị kỹ nhất. Trên đây là những lưu ý cơ bản, hy vọng bạn có cái nhìn tổng quan nhất để đưa ra phương án tối ưu chi phí phù hợp.