Kinh doanh chuỗi cửa hàng ăn uống: Khi thách thức luôn song hành

Phát triển chuỗi cửa hàng ăn uống luôn là bài toán khó dành cho chủ kinh doanh. Chuỗi nhà hàng Món Huế đồng loạt đóng cửa 77 cửa hàng, chuỗi cà phê nổi tiếng đến từ Australia Gloria Jean’s Coffees ngậm ngùi “chia tay” thị trường Việt Nam sau hơn 10 năm gia nhập, chuỗi The KAfe từng là một start-up Việt triệu đô cũng “mất tích” chóng vánh chỉ sau 3 năm hoạt động,… Qua đó để thấy rằng, thị trường kinh doanh chuỗi ăn uống vẫn luôn tồn tại cuộc đào thải đầy cam go mà chỉ cần một cú sảy chân nhỏ cũng có thể dẫn đến thất bại.

1. Thách thức trong kinh doanh chuỗi cửa hàng ăn uống

Kinh doanh và quản lý chuỗi cửa hàng ăn uống vốn không hề đơn giản. Bạn có thể rất thành công khi chỉ có một cửa hàng, hai cửa hàng nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cũng sẽ có được thành công tương tự khi nhân rộng mô hình, phát triển lên một chuỗi lớn với nhiều cửa hàng. Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, vấn đề quản lý, đồng bộ chất lượng, tầm nhìn và tư duy của chủ kinh doanh,… là những thách thức chưa bao giờ cũ mà cho đến nay đó vẫn là những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của nhiều chuỗi kinh doanh ăn uống.

1.1. Rào cản cạnh tranh

Thị trường kinh doanh ăn uống hiện nay là cuộc canh tranh đầy cam go với đa dạng sản phẩm, concept không ngừng được cải tiến và thay đổi để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu ngày càng cao của thực khách. Nếu muốn trụ vững, chuỗi nhà hàng/quán cafe của bạn phải “khác biệt”, phải sở hữu lợi thế mà đối thủ không có và khó có thể bắt chước theo. Những lợi thế đó có thể đến từ nguồn nguyên liệu hiếm có khó tìm, công thức chế biến bí mật, concept đặc biệt,…

Chuỗi nhà hàng kết hợp quán cafe The KAfe từng nổi lên như một cơn sốt của giới trẻ bởi không gian sang chảnh, những món ăn được bày trí cầu kỳ, đẹp mắt. Nhưng có lẽ những điều đó chưa đủ để The KAfe có thể tiến xa hơn. Khi thị trường ngày càng đa dạng về concept, giới trẻ là những người dễ dàng tiếp cận cái mới thì tất cả những gì mà The KAfe có chỉ là “đẹp và lạ” lại đang dần mai một. Mô hình kết hợp ăn và uống của The KAfe không còn là một concept mới lạ và dù là ăn hay uống họ đều làm chưa tới, không gian đẹp, hiện đại nhưng lại thiếu chất riêng,… Khách hàng đến The KAfe vì yếu tố đẹp, lạ rồi cũng nhanh chóng rời đi khi tìm thấy một địa điểm khác đẹp hơn, lạ hơn. Mở chuỗi ồ ạt nhưng lại thiếu yếu tố giữ chân khách hàng. Việc lựa chọn sai lợi thế cạnh tranh ngay từ ban đầu một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của chuỗi The KAfe lẫy lừng một thời.

Mở thêm một cửa hàng thực chất là một phép nhân về chi phí. Nếu không sở hữu một lợi thế chắc chắn thì mở chuỗi sẽ chỉ là bài toán tài chính không có lời giải và kết cục là rơi vào quên lãng.

1.2. Đồng bộ chất lượng từ sản phẩm đến dịch vụ

Một trong những điểm “chí tử” của nhiều chuỗi cửa hàng ăn uống là không đảm bảo được chất lượng sản phẩm, dịch vụ, trải nghiệm khách hàng tốt và đồng nhất trên toàn chuỗi. Việc mỗi cơ sở lại mang đến một trải nghiệm về sản phẩm, dịch vụ khác nhau sẽ tạo cho khách hàng cảm giác không hài lòng. Chỉ cần một cửa hàng gặp rắc rối thì có thể ảnh hưởng đến uy tín của toàn chuỗi.

Để đạt được sự đồng đều thì đòi hỏi mọi quy trình trong nhà hàng, quán cafe phải được chuẩn hóa, từ công thức và quy trình chế biến món ăn đến quy trình phục vụ đều cần có những quy chuẩn riêng. Việc đồng bộ chất lượng và chuẩn hóa quy trình trong kinh doanh chuỗi cửa hàng ăn uống không đơn thuần dừng lại ở việc “sao chép” từ nhân viên này qua nhân viên khác, từ cửa hàng qua cửa hàng khác mà mọi thứ cần được “văn bản hóa” thành một bộ nguyên tắc chung, xây dựng các tiêu chuẩn đo lường cụ thể đảm bảo tính thống nhất giữa các cửa hàng trong chuỗi. Song song với đó là việc đào tạo, quản lý nhân viên cũng cần được chú trọng. Bạn cần đảm bảo nhân viên tại tất cả các cơ sở kinh doanh đều phải nắm rõ quy trình phục vụ, tạo nên trải nghiệm xuyên suốt cho khách hàng trên toàn hệ thống cửa hàng.

Đây thực sự là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp F&B khi mở rộng chuỗi. Mở nhiều cửa hàng thì công việc quản lý sẽ càng khó khăn hơn, bạn không thể trực tiếp theo dõi, giám sát từng cửa hàng. Đặc biệt khi phát triển chuỗi theo hình thức nhượng quyền thì vấn đề đảm bảo chất lượng nhất quán lại càng khó kiểm soát.

1.3. Giá trị của sự “hy sinh”

Chuỗi cafe nổi tiếng Highlands Coffee khi mới ra đời sở hữu menu lên tới hơn 50 món. Nhưng đến năm 2019, khi chuỗi cafe này đã phát triển lên 240 cửa hàng thì menu của họ trở nên “tối giản” hơn chỉ với 18 món. Vì sao lại như vậy? Sự thành công của Highlands Coffee là một ví dụ điển hình cho sự “hy sinh” hợp lý.

Không phải mọi mô hình, mọi sản phẩm đều có thể dễ dàng nhân rộng. Khi phát triển lên quy mô chuỗi cửa hàng ăn uống thì thách thức đặt ra là phải đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng món ăn. Trên thực tế, chúng ta bắt gặp không ít chuỗi chỉ giống nhau về cái tên thương hiệu còn chất lượng món ăn, đồ uống hay dịch vụ lại rất chênh lệch. Một trong những nguyên nhân chính nằm ở việc các món ăn, đồ uống quá cầu kỳ, phức tạp, mô hình khó nhân rộng để có thể đảm bảo chất lượng đồng đều trên toàn hệ thống. Thất bại của chuỗi nhà hàng Món Huế là một minh chứng. Các món ăn mang phong cách cung đình Huế vốn đã cầu kỳ và tinh tế, đòi hỏi việc quản lý chất lượng phải cực kỳ chặt chẽ khi mở rộng số lượng nhà hàng. Nhưng đây dường như là một thách thức lớn với Món Huế khi sự phát triển về số lượng nhà hàng lại tỷ lệ nghịch với chất lượng món ăn.

Để có thể mở rộng chuỗi cửa hàng ăn uống, bạn cần điều chỉnh lại mô hình kinh doanh của mình, tức là chuẩn hóa quy trình, cắt giảm những yếu tố thừa thãi, sẵn sàng loại bỏ những mô hình hay sản phẩm khó chuẩn hóa, khó nhân rộng. Thay vì cố chấp giữ nguyên mọi quy trình như khi kinh doanh 1-2 nhà hàng hay cố gắng mở rộng menu để tăng doanh thu thì việc biết “hy sinh” những yếu tố thừa mới là cách giúp bạn mở rộng chuỗi dễ dàng hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ đồng đều. 

Bạn sẽ thấy rằng có những cửa hàng nhỏ bán gà rán ngon hơn KFC nhưng vì sao cửa hàng đó không thể mở rộng thành chuỗi lớn? Chuẩn hóa công thức chế biến, chuẩn hóa quy trình, dịch vụ là điều không phải ai cũng dễ dàng làm được.

1.4. Khẩu vị và thói quen vùng miền

Khẩu vị và thói quen vùng miền là một thách thức lớn mà chủ kinh doanh phải đối mặt khi muốn mở rộng chuỗi cửa hàng ăn uống sang những thị trường mới. Khẩu vị, thói quen tiêu dùng tại các vùng miền, địa phương khác nhau sẽ có sự khác nhau. Người miền Bắc có xu hướng ăn nhạt, người miền Trung lại ưa chuộng sự đậm đà, trong khi người miền Nam lại thích ăn ngọt hơn. Nhiều người Hà Nội đánh giá món ăn dựa trên tiêu chí đầu tiên là “chuẩn ngon” và họ sẵn sàng chi nhiều hơn cho “vị ngon” thay vì “số lượng” thì với nhiều người tại Tp. Hồ Chí Minh, điều đầu tiên họ quan tâm là số lượng nhiều hay ít so với giá cả như thế nào rồi sau đó mới xét đến vị ngon,… Những đặc tính riêng đó hình thành nên “tính bản địa” của từng thị trường mà nếu muốn tồn tại và thành công tại đó, bạn phải tìm cách thích ứng.

Tại sao các ông lớn trong lĩnh vực thức ăn nhanh như KFC, Burger King lại không đạt được thành công như mong đợi tại thị trường Việt Nam? Không phải vì người Việt không đủ khả năng chi tiêu mà vì gu ẩm thực khác biệt và người Việt có quá nhiều sự lựa chọn “ngon hơn, rẻ hơn”.

Phải đảm bảo chất lượng sản phẩm và trải nghiệm đồng nhất trên toàn chuỗi nhưng đồng thời lại phải đáp ứng được khẩu vị, thói quen vùng miền là một bài toán khó dành cho mọi chủ kinh doanh khi mở rộng chuỗi. Quay trở lại với bản chất vấn đề chính là sự thấu hiểu khách hàng mục tiêu. Để có thể chinh phục những thị trường mới, bạn cần tìm ra những yếu tố bản địa cốt lõi mà bạn bắt buộc phải làm tốt để tồn tại.

1.5. Bài toán quản lý chuỗi

Có thể nói mỗi phép cộng về số lượng cửa hàng trong chuỗi tương đương với phép nhân trong công tác quản lý. Với một cửa hàng, bạn phải quản lý nhân viên, quản lý nguyên vật liệu, kiểm soát quy trình vận hành, theo dõi thu chi,… thì khi số lượng cửa hàng tăng lên, khối lượng công việc cũng theo đó tăng lên gấp bội. Chưa kể, việc quản lý cùng lúc nhiều cửa hàng khó khăn hơn rất nhiều so với khi chỉ có một cửa hàng. Khi kinh doanh chuỗi, việc cùng lúc có mặt tại tất cả các cơ sở kinh doanh để theo dõi, giám sát cẩn thận từng hoạt động là điều bất khả thi. Do đó khi mở rộng quy mô kinh doanh theo mô hình chuỗi, việc xây dựng quy trình quản lý, lựa chọn công cụ quản trị toàn diện là tối quan trọng. Việc mở rộng ồ ạt mà không tính đến khả năng quản lý sẽ rất dễ “đứt gánh” bởi chủ kinh doanh phải đối mặt với hàng loạt vấn đề như nhân viên gian lận, thất thoát, chất lượng không đồng đều,…

Ngoài ra xét trên khía cạnh tài chính, sự gia tăng nhanh chóng về số lượng nhà hàng có thể là mồi câu thu hút đầu tư cũng như tạo cho khách hàng cảm giác đây là thương hiệu lớn có uy tín. Tuy nhiên số lượng nhà hàng lớn kéo theo nhiều chi phí như tiền thuê mặt bằng lớn, chi phí quản lý,… và nhiều vấn đề phát sinh khác trong khi chất lượng không được giữ vững, dễ dẫn đến tình trạng cơ cấu chi phí vượt quá doanh thu, tuy lợi nhuận gộp trên sản phẩm cao nhưng chuỗi nhà hàng của bạn vẫn lỗ. Quản lý tài chính như thế nào, chiến lược mở chuỗi ra sao cần phải được xem xét kỹ lưỡng, tránh trường hợp “mở được nhưng không quản lý được”.

2. Bài toán khó liệu có lời giải?

Bên cạnh những bài học thất bại thì vẫn có những tấm gương thành công trong kinh doanh chuỗi cửa hàng ăn uống. Thành công hay thất bại phụ thuộc vào tầm nhìn, chiến lược kinh doanh cùng khả năng quản lý của người chủ. Không có công thức chung cho sự thành công nhưng sẽ có những lưu ý giúp bạn có những bước đi chắc chắn, hạn chế rủi ro khi mở chuỗi cửa hàng ăn uống:

Điều chỉnh mô hình kinh doanh

Như đã đề cập ở trên, có những mô hình mà khả năng phát triển có giới hạn, không thể nhân rộng thành nhiều điểm. Khi bạn đã thành công với một hay hai cửa hàng và có ý định phát triển thành hệ thống chuỗi lớn thì hãy xem lại sản phẩm, mô hình kinh doanh đã thực sự sẵn sàng để nhân rộng hay chưa. Hai yếu tố cốt lõi để một thương hiệu F&B sau khi ổn định tại một cửa hàng có thể mở rộng nằm ở khả năng quy trình hóa việc tạo ra sản phẩm và khả năng quy trình hóa để giữ vững chất lượng dịch vụ. Nếu sản phẩm, mô hình của bạn chưa thể đáp ứng hai điều này thì đừng nóng vội mở chuỗi. Hãy điều chỉnh lại mô hình kinh doanh của mình, tối giản menu, chuẩn hóa quy trình, tập trung vào chất lượng và đào tạo nhân viên trước khi chạy theo cám dỗ của việc mở chuỗi.

Cân nhắc kỹ lưỡng giữa tự xây hay nhượng quyền

Có 2 hình thức để mở rộng chuỗi cửa hàng ăn uống là tự đầu tư hoặc nhượng quyền. Tự đầu tư mở chuỗi là lựa chọn đi chậm mà chắc, bạn sẽ có thể sâu sát hơn trong việc quản lý chất lượng tại các cửa hàng nhưng mô hình này có khả năng mở rộng chậm và đòi hỏi nguồn vốn lớn. Trong khi đó, mở chuỗi theo hình thức nhượng quyền sẽ giúp bạn tăng nhanh về mặt số lượng mà không cần quá nhiều vốn, nhưng nhược điểm là khó kiểm soát và mô hình của bạn cũng phải chứng minh được về hiệu quả kinh doanh. Mỗi loại hình sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc thật kỹ dựa trên mô hình kinh doanh, khả năng tài chính, khả năng nhân rộng, năng lực quản lý,… để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. 

Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý chuỗi

Các phương thức quản lý truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều điểm yếu, đặc biệt là khi mở rộng kinh doanh theo mô hình chuỗi. Khi quản lý chuỗi nhiều cửa hàng ăn uống, việc theo dõi, kiểm soát bằng sổ sách hay file excel thủ công rất mất thời gian, nhiều sai sót, khó quản lý, chưa kể tính chậm trễ của phương pháp này có thể khiến bạn không thể đưa ra các kế hoạch điều chỉnh kịp thời. Khi kinh doanh chuỗi với số lượng cửa hàng lớn, ứng dụng công nghệ vào quản lý được xem là nhu cầu tất yếu.

Các giải pháp phần mềm quản lý bán hàng dành cho nhà hàng, quán cafe tỏ ra là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc đồng bộ chất lượng, quy trình phục vụ cũng như quản lý vận hành chuỗi cửa hàng ăn uống. Các tính năng như phân quyền nhân viên, quản lý từ xa, tinh gọn quy trình vận hành, quản lý kho,… giúp các chủ kinh doanh vận hành chuỗi dễ dàng hơn, khắc phục những điểm yếu của phương thức quản lý truyền thống.

Rất nhiều chuỗi cửa hàng ăn uống thành công đã sớm xem công nghệ như một yếu tố cốt lõi trong việc vận hành chuỗi. The Coffee House, Cộng Cà Phê, ToCoToCo, Gong Cha, Lẩu Phan, Bánh mì Minh Nhật,… là những cái tên đã và đang thành công trong lĩnh vực kinh doanh chuỗi. Lựa chọn iPOS.vn – đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp giải pháp quản lý cho ngành F&B, những thương hiệu này đã tối ưu quy trình vận hành, tạo nên sự đồng bộ và trải nghiệm xuyên suốt cho khách hàng tại từng điểm bán. Hiện nay, hệ sinh thái sản phẩm công nghệ đa dạng từ iPOS.vn được phát triển chuyên biệt cho lĩnh vực kinh doanh ăn uống như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng, phần mềm kế toán,… đã và đang nhận được sự tin tưởng lựa chọn của nhiều chuỗi F&B lớn nhỏ tại Việt Nam.

Đọc thêm: Kinh nghiệm đắt giá trong quản lý nhà hàng, quán ăn

Chuẩn bị nguồn tài chính vững vàng

Khi quyết định kinh doanh theo mô hình chuỗi, một tiềm lực tài chính vững vàng là điều cần thiết. Trước khi đưa ra quyết định, hãy cân nhắc kỹ bạn có đủ nguồn lực tài chính hay không bởi lẽ dù bạn tự đầu tư mở rộng chuỗi hay đi theo hình thức nhượng quyền thì bạn vẫn cần một nguồn tài chính đủ mạnh cho hoạt động vận hành. Bên cạnh nguồn vốn tự có hoặc vay mượn thì kêu gọi vốn từ các nhà đầu tư trong và ngoài nước cũng là một giải pháp tài chính đắc lực. Tuy nhiên để có thể tiếp cận được nguồn vốn từ các nhà đầu tư thì mô hình nhà hàng cũng cần chứng tỏ được khả năng phát triển hoặc tư duy hay năng lực của chủ sở hữu có thế thực hiện kế hoạch mở rộng chuỗi. Ngoài ra, bạn muốn nhân rộng chuỗi lên bao nhiêu cửa hàng, số vốn bao nhiêu là đủ, chiến lược tài chính của bạn ra sao và phân bổ nguồn vốn như thế nào cho hợp lý,… bài toán tài chính khi phát triển chuỗi luôn cần được cân nhắc kỹ lưỡng.