Những lợi ích không ngờ từ việc báo cáo bán hàng thường xuyên
Hệ thống điểm quản lý bán hàng hiện nay không chỉ hỗ trợ công việc cho nhân viên thu ngân mà nó là nơi chứa đựng vô vàn những thông tin dữ liệu phân tích nhà hàng hữu ích. Nếu đặt riêng rẽ, những thông số này không có nhiều ý nghĩa lắm. Thế nhưng, khi được xâu chuỗi lại hợp lý, những thông tin này có thể kể cho bạn cả một bức tranh lớn về tình hình kinh doanh của nhà hàng mình.
1. Cải thiện doanh thu
Từ hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý bán hàng, chủ nhà hàng có thể đọc được những thông tin về doanh thu theo ngày, theo tháng, theo năm. Từ đó, so sánh kết quả kinh doanh để biết việc kinh doanh của nhà hàng liệu có đang hiệu quả hay không và đưa ra các chiến lược, kế hoạch kinh doanh xúc tiến bán hàng hơn.
Từ báo cáo tổng quan theo từng cửa hàng, nhà quản lý có thể đánh giá tình hình hoạt động và theo dõi doanh thu của từng điểm bán hàng Điều này đặc biệt quan trọng đối với mô hình chuỗi, sẽ giúp đánh giá được hiệu quả vận hành và đưa ra phương án phù hợp để tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Không chỉ vậy, từ các số liệu kinh doanh sẽ giúp chủ nhà hàng có thể nắm bắt được các khung giờ cao điểm, thấp điểm trong ngày. Thông thường đối với các nhà hàng thì khung giờ cao điểm sẽ vào từ 10h-13h (trưa) và từ 18h-21h (tối), tuy nhiên với nhiều nhà hàng phục vụ nhiều món ăn đặc thù thì khung giờ cao điểm có thể khác nhau. Lúc này, chủ nhà hàng cần căn cứ vào báo cáo kinh doanh theo ca để có thể xác định được đâu là khung giờ mà cửa hàng có nhiều khách hàng nhất, để phân bố điều chỉnh nhân sự một cách hợp lý. Tránh trường hợp khung giờ cao điểm thì thiếu nhân viên mà khung giờ vắng thì lại thừa nhân lực, bạn hãy sắp xếp ca làm việc một cách hợp lý đến từng vị trí sao cho phù hợp.
2. Giảm lượng thức ăn thừa
Với vấn đề kiểm kê hàng tồn kho, chủ nhà hàng không nên giao phó cho những nhân viên cẩu thả vô trách nhiệm, bởi vì họ có thể vô tội vạ làm các phần ăn không đồng đều, sử dụng nguyên liệu sai mục đích, sai liều lượng, làm ảnh hưởng đến danh tiếng nhà hàng.
Việc quản lý kho hãy để một phần mềm quản lý kho chuyên dụng xử lý, điều này sẽ giúp bạn thống kê, báo cáo lượng hàng tồn kho cũng như nguồn nguyên vật liệu đã sử dụng một cách chi tiết. Từ các báo cáo kho, bạn sẽ dự tính được nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho nhà hàng cũng như các điểm bán hàng, tránh trường hợp mua quá nhiều gây lãng phí.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý kho còn giúp định lượng công thức chế biến từng món ăn đảm bảo hương vị món ăn đồng nhất, hạn chế thất thoát. Nhiều chủ quán thường “tặc lưỡi” cho qua vì cảm thấy thất thoát vẫn đang ở mức độ chấp nhận được. Tuy nhiên, điều này sẽ tạo thói quen xấu cho nhân viên và gây mất hương vị gốc của món ăn, gây ảnh hưởng tới cảm nhận của khách hàng. Chủ nhà hàng nên kiểm soát tốt nó ngay từ những ngày đầu tiên.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể theo dõi được số lượng hàng tồn trong kho, chi phí cho từng loại nguyên liệu thông qua báo cáo, từ đó cân đo đong đếm thu mua sao cho vừa. Nhất là trong thời điểm dịch COVID như hiện nay, theo chỉ thị của chính phủ nhiều hàng quán phải đóng cửa chuyển đổi sang hình thức kinh doanh online, vì vậy việc tối ưu nguyên vật liệu lúc này là rất cần thiết.
Xem thêm: 6 kinh nghiệm đắt giá để quản lý nhà hàng, quán ăn hiệu quả
3. Ngăn chặn hành vi gian lận, thất thoát
Từ báo cáo hóa đơn theo thời gian, báo cáo hóa đơn sửa hủy, nhật ký order,… bạn có thể dễ dàng nắm bắt được đơn món lên trong ngày/ca làm việc tránh trường hợp nhân viên gian lận:
Các hình thức gian lận của nhân viên hiện nay bạn có thể lưu ý qua một số hành vi sau để có thể theo dõi sát sao hơn:
- Sau khi nhận tiền của khách, hủy món hoặc chuyển món sáng hóa đơn khác để giảm giá trị thanh toán, từ đó nhận số tiền chênh lệch
- Sử dụng lại những đơn đã phát sinh trước đó để dùng thanh toán cho khách mới, trong trường hợp khách hàng không sử dụng hóa đơn, trùng món, trùng tiền.
- Sau khi nhận thanh toán của khách, áp dụng khuyến mãi vào đơn hàng, sau đó in lại hóa đơn để bỏ túi phần tiền chênh lệch
- Tự ý tích điểm vào thẻ thành viên của cá nhân hoặc bạn bè, người thân thay vì tích điểm cho khách hàng hoặc áp dụng các chương trình khuyến mãi cho người thân
4. Cải thiện tình hình marketing
Một trong những công cụ hữu hiệu nhất để tăng số lượng khách hàng là làm marketing sao cho tốt. Hãy xem xét lại hiệu quả từ những các chiến dịch trước đó để điều chỉnh, cải thiện mọi thứ. Dù là các chiến dịch truyền thông cho sự kiện lớn hay nhỏ, bạn cũng hãy dành thời gian theo dõi hiệu quả triển khai trên toàn hệ thống. Nếu những kết quả không xứng đáng với nỗ lực bỏ ra, có lẽ bạn nên thay đổi chiến lược để sinh nhiều lợi nhuận hơn.
Và hãy nhớ rằng, các hiệu ứng truyền thông vẫn sẽ còn có tác dụng ngay cả khi khách hàng đã bước chân vào nhà hàng. Bạn có thể sử dụng tính năng từ phần mềm chăm sóc khách hàng và gửi tặng họ những ưu đãi khích lệ lần quay lại tiếp theo.. Ngoài ra, một vài sự quan tâm đơn giản như nhớ tên khách hàng hay món ăn ưa thích của họ cũng tạo thiện cảm đáng kể với họ.
Có thể bạn cho rằng một vài phần trăm ưu đãi từ các chương trình khuyến mãi khách hàng không đáng là bao, nhưng thực tế chúng lại chính đang ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của nhà hàng. Điều đáng bận tâm nhất là, đây là những khoản chi phí không thể kiểm soát cũng như đong đếm được đối với các nhà hàng.
Với báo cáo kinh doanh, bạn sẽ nắm được những thông tin về chương trình ưu đãi nào đang hiệu quả và chương trình nào không hiệu quả, thời điểm nào thì các chương trình khuyến mãi nên được đưa ra. Từ đó có thể cân đối lại để giảm bớt chi phí cho nhà hàng.
5. Theo dõi chất lượng dịch vụ của nhà hàng
Bất cứ chủ nhà hàng nào cũng băn khoăn liệu khách hàng có đang hài lòng về chất lượng dịch vụ, món ăn tại cửa hàng hay không? Vậy nhà hàng bạn hãy làm một báo cáo khảo sát về chất lượng dịch vụ sau khi khách hàng đến và trải nghiệm. Hình thức này có thể là phiếu giấy, phiếu điện tử, hoặc là một vài câu hỏi đánh giá sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại cửa hàng.
Thông thường với khảo sát bằng giấy thì bạn sẽ rất khó để tổng hợp được dữ liệu một cách nhanh chóng và điều này cũng khiến khách hàng cảm thấy khá phiền. Phiếu khảo sát điện tử sẽ giúp bạn tổng hợp dữ liệu nhanh chóng hơn, tuy nhiên cũng chỉ có thể đánh giá trong một khoảng thời gian nhất định. Cách tốt nhất để xin ý kiến khách hàng thường xuyên là khi họ thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ khéo léo xin ý kiến sau khi trải nghiệm dùng bữa hoặc sẽ có một nhân viên điện cho khách hàng xin phản hồi vào ngày hôm sau.
Với các dữ liệu này, chủ nhà hàng sẽ đánh giá được về chất lượng món ăn tại cửa hàng: Liệu món ăn của nhà hàng đã phù hợp với khẩu vị của đại chúng chưa, cần thay đổi như thế nào? Nhân viên của nhà hàng đã phục vụ và cung cấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất chưa? Nếu chưa thì vấn đề nằm ở đâu và giải quyết ra sao? Thậm chí với những báo cáo từ khảo sát này bạn cũng có thể biết khách hàng có đang hài lòng với cách bày trí và không gian trong nhà hàng hay không?
Ngoài ra, qua những số liệu thống kê từ báo cáo chăm sóc khách hàng, bạn cũng có thể đánh giá được tần suất quay trở lại của khách hàng và mức độ chi trả cho những lần quay lại đó. Lúc này, việc lên các chương trình chăm sóc khách hàng là cần thiết hơn cả. Một số phần mềm quản lý bán hàng hiện nay có tích hợp phần mềm chăm sóc khách hàng giúp chủ nhà hàng lên các chương trình ưu đãi và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Bạn có thể tham khảo phần mềm chăm sóc khách hàng iPOS CRM, phần mềm hiện đang được rất nhiều thương hiệu F&B tin dùng.
6. Xây dựng hệ thống thực đơn hiệu quả hơn
Căn cứ vào hành vi mua của khách hàng, các dữ liệu báo cáo có thể lọc ra được đâu là món “best-seller”, đâu là món ăn ít được gọi nhất,món ăn nào nên đẩy mạnh, món nào chưa hiệu quả và cần loại bỏ khỏi thực đơn. Từ đó, bạn có thể lên được các chương trình khuyến mãi xúc tiến bán hàng hợp lý và sửa đổi nâng cao chất lượng món ăn để làm hài lòng khẩu vị của khách hàng hơn.
Theo một nghiên cứu của Hàn Quốc, ⅓ thực khách sẽ đặt những đồ ăn họ thấy đầu tiên trên thực đơn nhà hàng. Do đó hãy đặt những món ăn có lợi nhuận nhất ở vị trí đầu tiên trên thực đơn theo quy tắc “đưa ra trước”. Giá của những món ăn chính cũng sẽ tác động đến toàn bộ menu, giúp khách hàng có cảm giác giá của các món khác cũng hợp lý. Ứng dụng tâm lý giá sẽ làm tăng lợi nhuận cho nhà hàng từ 10-15% và không dừng lại.
Dữ liệu từ báo cáo cũng sẽ giúp bạn xác định “trọng lượng chết” trên menu loại bỏ đi những món ăn không cần thiết. Nhà hàng không phải phục vụ quá nhiều món ăn và giảm chi phí. Nhờ đó bạn có thể đơn giản hóa thực đơn, tăng tốc độ phục vụ và tập trung vào khâu chế biến bán những mặt hàng có lợi nhuận cao.
Việc xem báo cáo thường xuyên vô cùng quan trọng và cần thiết, hãy sử dụng số liệu để tối ưu hoạt động vận hành và kinh doanh của mình.. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng giúp các chủ nhà hàng quản lý việc kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng iPOS hiện nay được rất nhiều thương hiệu tin dùng, hãy liên hệ số 1900 4766 để được tư vấn chi tiết nhé!
